Miało być łatwiej a wyszło jak zwykle – czyli kilka słów o wprowadzeniu zryczałtowanej wysokości przychodu dla pracowników wykorzystujących nieodpłatnie samochody służbowe do celów prywatnych.

Wszyscy wiemy, że w większości firm posiadających floty samochodowe pracownicy wykorzystują te samochody do celów prywatnych. Temat rozliczania, a zwłaszcza szacowania przychodu z tego tytułu już od lat spędzał sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Znane są nam dziesiątki przypadków, w których na skutek nieprecyzyjnych regulacji przedsiębiorcy wdawali się w spory z organami podatkowymi, które prawie zawsze kończyły się w sądach administracyjnych. Istota problemu sprowadzała się do faktu, że przedsiębiorcy nie potrafili oszacować przychodu pracowników w taki sposób, aby zadowolić fiskusa. To wszystko spowodowało, że wielu pracodawców udostępniających samochody służbowe pracownikom zatajało ten fakt licząc, że nikt się o tym nigdy nie dowie.


Ustawodawca chcąc rozwiązać powyższy problem postanowił skorzystać z systemów już funkcjonujących w innych krajach Wspólnoty Europejskiej i 23 października 2014 roku Sejm uchwalił ustawę o zachęcającej nazwie, tj. „o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej”. Na mocy wskazanej ustawy zmieniono między innymi ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie określania wysokości przychodu z tytułu nieodpłatnego wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych przez pracowników.


Nowe regulacje


Od 1 stycznia 2015 r. przyjmuje się, że przychód z tytułu nieodpłatnego wykorzystywania samochodów prywatnych wynosi 250 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3 – przy stawce podatkowej 18% oznacza to kwotę 45 zł zryczałtowanego miesięcznego podatku - a w przypadku ryczałtu wyższego 400 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3 - oznacza to 72 zł zryczałtowanego miesięcznego podatku.


Jeżeli jednak pracownik będzie wykorzystywał samochód służbowy do celów prywatnych przez część miesiąca to wartość świadczenia ustalana będzie za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych - w wysokości 1/30 wyżej wskazanych kwot. Jeżeli natomiast świadczenie przysługujące pracownikowi będzie częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w ustawie i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.


Powyższe przepisy wydają się klarowne i jasne, ale jak pokazała praktyka już od samego początku stwarzają problemy interpretacyjne. Poniżej tylko te, które budzą największe zainteresowanie.


Problemy


Częstym pytaniem dotyczącym przychodu pracownika jest kwestia tego czy wprowadzone ryczałty obejmują też zużyte paliwo. Niestety ani w ustawie, ani w jej uzasadnieniu nikt nie sprecyzował tej kwestii. Jednakże Minister Finansów pytany przez wielu specjalistów stwierdził wprost, że nie i koniec. Zdaniem Ministra zryczałtowany przychód dotyczy tylko i wyłącznie „wykorzystywania sensu stricte”. Pomijając już sam fakt, że samochód bez paliwa jest bezużyteczny i mało kto chciałby bez tego paliwa go wykorzystywać to interpretacja Ministra Finansów jest sprzeczna z intencją prawodawcy opisaną w uzasadnieniu do ustawy wprowadzającej rzeczone ryczałty. Jak się bowiem okazuje, ryczałty zostały wyliczone w oparciu o kilometrówkę, którą pracownik otrzymuje od pracodawcy, gdy korzysta do celów służbowych z prywatnego pojazdu. A jak powszechnie wiadomo, poza amortyzacją pojazdu rekompensuje pracownikowi właśnie paliwo. Tak więc bez specjalnej polityki samochodowej, prawidłowe rozliczanie prywatnego użytku samochodów służbowych, może okazać się niemożliwe.


Kolejnym problemem, który miał być rozwiązany a pozostał jest fakt, że nowe ryczałty dotyczą tylko i wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę. Wszyscy pracujący na umowę zlecenia, umowę o dzieło czy kontrakty menedżerskie będą musieli rozliczać się na starych zasadach.


Innym nierozwiązanym problemem jest sytuacja członków zarządu, którzy są jednocześnie zatrudnieni na podstawie umów o pracę. Przepisy milczą, a sam Minister do dziś nie ustosunkował się do zapytań kierowanych w jego stronę.


PIT PITem, a co z VATem?


Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług skutecznie odstraszają przedsiębiorców od odliczania pełnego VAT od samochodów. Niemniej należy pamiętać, że nawet jednokrotne wykazanie na gruncie PIT przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia dla pracownika wykorzystującego samochód służbowy do celów prywatnych automatycznie odbiera prawo do odliczenia pełnego VAT od tego samochodu.


Co to znaczy w praktyce?


Nowe przepisy w praktyce oznaczają nowe obowiązki i nowe trudności dla przedsiębiorców. Okazuje się, że aby nie uchybić tymże nowym regulacjom konieczne będzie prowadzenie dodatkowych ewidencji samochodowych i paliwowych, wprowadzanie nowych regulaminów użytkowania samochodów służbowych i sprawowanie dodatkowego nadzoru nad pracownikami. Ponadto nowe przepisy z niezrozumiałych względów faworyzują osoby zatrudnione na podstawie umów o pracę. Tym samym, dzięki uproszczeniu przepisów mamy więcej problemów niż wcześniej. Zatem nie pozostaje nic innego jak zacytować klasyka – miało być dobrze, a wyszło jak zwykle.


Mateusz Piech - Prawnik w Kancelarii Marek Płonka i Wspólnicy sp.k.